Пт. Апр 16th, 2021
оцифровка документов

Почтой России запущена новая информационная система, позволяющая отправлять и получать письма онлайн – без потери юридической значимости. О новых возможностях по оцифровке, пересылке и хранению документации, на прошедшем недавно семинаре, рассказал Я.В.Мандрон (замдиректора Почты России соцуслугам и бизнесу). С докладами выступили представители ещё 6 отечественных и зарубежных компаний сферы IT и массовых коммуникаций: Научно-исследовательский институт «Восход», «1С», «Microsoft», «Orange Business Services», «AccordPost», «CROC Digital Insight». На мероприятии присутствовали сотрудники банков, ВУЗ, страховщики, ритейлеры, архивисты, системные интеграторы и другие.

Мандрон отметил активное развитие рынка ЭДО (электронного документооборота), сообщил, что объёмы обмена электронной корреспонденцией между юрлицами за 2018 г. выросли на 65%, а к 2022 г. прогнозируется повышение ещё на 31%. Он познакомил присутствующих с электронной почтовой системой, охарактеризовав её как открытую платформу для гибридных и цифровых коммуникаций.

Суть оцифровки документооборота

Идентификация в СЭД (система электронного документооборота) позволяет работать с гибридными коммуникациями, не теряя при этом равнозначность почтовых отправлений, преобразованных из бумажного в электронный вариант и наоборот. Если адресаты зарегистрированы в системе, через которую посылаются электронные заказные письма (ЭЗП), то корреспонденция приходит в их личные кабинеты мгновенно. Если же получатели не подключены к СЭД, то отправления будут распечатаны автоматически и направлены на физические адреса.

Благодаря оцифровке почты:

— снижаются расходы на пересылку;

— экономится рабочее время за счёт отсутствия необходимости посещать отделение;

— письма быстрее доставляются адресату;

— отправитель получает извещение о вручении, с электронной подписью Почты России, которое можно распечатать;

— появляется возможность проверки статуса бумажных и электронных отправлений;

— формируется и сохраняется отчёт по отправителям.

Подведение итогов На завершающем этапе семинара присутствующие говорили о цифровой трансформации бизнес-сегментов и ключевых показателях функционирования сервиса ЭЗП. Итоги работы за 2019 г. не оставили сомнений о востребованности ЭДО. Число отправлений в системе достигло 74 миллионов, что на 24 млн. (48%) больше чем в 2018 году. Количество зарегистрированных пользователей составило 3,3 млн., организаций – 3600. Оцифровочным сервисом уже охвачено 55 из 60 запланированных регионов страны. Теперь, чтобы сделать заказное отправление не обязательно ходить в отделение почтовой связи. Кроме того, в рамках услуги можно осуществлять сканирование, распознавание, хранение и уничтожение корреспонденции

от strange