Рубрики
Знания

Правила и методика работы с документами часть 1

Документы организации — один из самых дорогих ресурсов. Именно поэтому, чтобы документы не были использованы против вас, стоит держаться определенных правил хранения документации. Такие правила прописаны в законодательстве. При этом какую методику сбережения документов избрать, как и где разместить бумаги в архиве, каждое из предприятий принимает самостоятельно.

Есть 2 ведущих расклада к сбережению документов: 

составление архива на предприятии собственными силами и предоставление документов на сбережение архивным фирмам 

Когда документооборот фирмы маленький , все бумаги возможно беречь в той же комнате, где протекают основные процессы. В случае если же документации большое количество, нужно отметить отдельное помещение или здание под архив.

При большом объеме хранения необходимо предусмотреть удобную систему поиска любого документа. Для этого придется утвердить номенклатуру дел — классификатор документации с указанием сроков их сбережения .

Облегчить поиск подходящих документов возможно воспользовавшись советами: выделите любому структурному подразделению организации свое пространство под документацию, с учетом имеющего место быть каждый год пополнения. распределите по различным полкам дела, имеющие неизменный срок сбережения и кратковременный (более 10 лет). Порознь сберегаете дела по собственному составу и документацию ликвидированных фирм (при наличии).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *